Condizioni Generali
I. Disposizioni Introduttive
Eventopolis SA («Eventopolis») offre una gamma completa di servizi legati all’organizzazione di eventi/incentive aziendali (pianificazione, progettazione, gestione, sviluppo, realizzazione) e alla locazione di arredi/allestimenti (consegna, manutenzione, allestimento, scenografie).
Le disposizioni di seguito riportate nelle Sezioni II. e V. si applicano a tutti i servizi forniti da Eventopolis; quelle relative alla sezione III. si applicano ai servizi di locazione (compresi i servizi di eventi speciali) e quelli di cui alla sezione IV. sono applicabili all’organizzazione di eventi.
II. Disposizioni Generali
1. Campo d’applicazione delle Condizioni Generali
In mancanza di conferme scritte contrarie, firmate da Eventopolis, le presenti Condizioni Generali si applicano a tutti i servizi forniti da Eventopolis e confermati dal cliente. Con la conferma dei servizi, il cliente dichiara di accettare le presenti Condizioni Generali. In assenza di disposizioni specifiche nelle presenti Condizioni Generali, le disposizioni del Codice delle obbligazioni svizzero si applicano in via sussidiaria. Se non diversamente concordato esplicitamente per iscritto, non si applicano né le condizioni generali emesse dal cliente né gli standard SIA.
2. Natura delle prestazioni di Eventopolis
La natura e la portata delle prestazioni di Eventopolis, rispettivamente dei beni oggetto della locazione, sono determinate dall’accordo scritto tra il cliente e Eventopolis («contratto»). In assenza di un «contratto» le prestazioni di Eventopolis saranno quelle indicate nell’ultima versione del piano di progetto sottoposta al cliente e da questi confermata o, in mancanza di questa, nella corrispondenza che le descrive, accettata in modo espresso o tacito dal cliente.
3. Assegnazione esterna di servizi
Eventopolis ha il diritto, anche senza il consenso del cliente, di assegnare a terzi, nella forma del sub-appalto, l’esecuzione di prestazioni previste nel «contratto».
4. Obbligo del cliente alla collaborazione
Di propria iniziativa o su richiesta di Eventopolis, il cliente è tenuto a fornire ad Eventopolis le informazioni relative a obiettivi, esigenze, circostanze operative speciali, procedure, ecc. che Eventopolis richiede e/o necessita per adempiere
al «contratto». Qualora Eventopolis non ricevesse le informazioni necessarie per la corretta esecuzione del «contratto», o se tali informazioni fossero incomplete, fornite in ritardo o in una forma inadeguata, Eventopolis non assume responsabilità per eventuali ritardi nell’esecuzione del contratto o per il mancato rispetto delle scadenze, i cui termini
potranno unilateralmente essere modificati da Eventopolis e i maggiori costi che ne derivassero saranno posti a carico del cliente.
5. Differenza tra l’indirizzo del cliente e l’indirizzo di fatturazione
Il Cliente è responsabile del pagamento integrale del costo delle prestazioni fornite da Eventopolis e indicate nella/e relativa/e fattura/e. Qualora il Cliente indicasse un indirizzo di fatturazione diverso dal proprio, esso cliente si riconosce debitore in solido con il/i soggetto/i indicato/i nella/e fattura/e per l’intero importo della/e medesima/e.
Se il cliente è identificabile in una pluralità di committenti, ogni singolo committente sarà solidalmente responsabile per il pagamento della/e fattura/e emessa/e da Eventopolis per le prestazioni fornite.
6. Termini di pagamento
I termini di pagamento sono indicati nell’accordo che è stato concluso o determinato tra Eventopolis ed il cliente ai sensi di quanto indicato al punto 2 che precede. Gli importi indicati sono soggetti ad IVA, laddove applicabile.
In caso di ritardo nel pagamento, Eventopolis avrà diritto ad un interesse di ritardo pari al 5% anche senza preventiva messa in mora. Il ritardo di oltre 30 giorni su un termine di pagamento intermedio darà diritto ad Eventopolis di chiedere il pagamento immediato dell’intero saldo ancora dovuto e di sospendere le proprie prestazioni sino ad avvenuto
pagamento.
7. Compensazioni
Il Cliente rinuncia alla compensazione di propri crediti nei confronti di Eventopolis, che potrà avvenire solo con l’espresso consenso di quest’ultima.
8. Nessuna responsabilità da parte di Eventopolis
Salvo quanto diversamente specificato nelle presenti Condizioni Generali, nella misura consentita dalla legge, Eventopolis non si assume alcuna responsabilità.
III. Disposizioni Particolari per la Locazione di Beni
9. Autorizzazioni, permessi, richieste
Se non diversamente pattuito e chiaramente evidenziato nel «contratto», la richiesta e l’ottenimento delle necessarie autorizzazioni, di permessi, diritti di licenza, pareri di esperti di ogni tipo, analisi strutturali, ecc. necessari e/o relativi
alla tenuta dell’evento sono di esclusiva competenza del cliente che ne sopporta interamente i costi. Il cliente ha il diritto di recedere dal «contratto» in caso di mancato ottenimento delle necessarie autorizzazioni alla tenuta dell’evento. In tal caso, si applicheranno le disposizioni e le conseguenze del recesso dall’accordo da parte del cliente (cfr. 19.).
10. Sicurezza
La sicurezza (protezione della vita umana e animale, dell’ambiente e delle attrezzature) durante l’/gli evento/i organizzato/i dal cliente è di esclusiva responsabilità del cliente. Eventopolis non si assume alcuna responsabilità in merito alla liceità del contenuto dell’evento. Il cliente è inoltre tenuto a garantire che le attrezzature di Eventopolis siano custodite o protette in modo adeguato. Eventopolis ha il diritto di recedere dall’accordo in qualsiasi momento qualora, per ragioni di ordine tecnico e/o di sicurezza e/o legali e/o ambientali appaia irragionevole procedere con la tenuta dell’evento. In tali casi, nessun danno è imputabile a Eventopolis e nessun risarcimento è dovuto da Eventopolis. Tuttavia, il cliente deve comunque compensare integralmente Eventopolis per tutte le spese sostenute.
11. Inizio e fine della locazione
La locazione ha inizia nel momento in cui i beni che ne sono l’oggetto vengono presi in consegna dal cliente o da un terzo da lui incaricato, presso il deposito di Eventopolis o in altro luogo designato nel contratto e termina quando i medesimi rientrano nella disponibilità di Eventopolis presso il suo deposito o in altro luogo designato dal contratto.
12. Uso dei beni oggetto della locazione
I beni oggetto della locazione devono essere utilizzati esclusivamente da persone idonee e capaci di prestare la dovuta attenzione. Il cliente deve seguire e rispettare le istruzioni per l’uso e le norme di sicurezza. I beni concessi in locazione devono essere utilizzati esclusivamente per lo scopo previsto. Il cliente è inoltre tenuto ad utilizzare i beni oggetto della locazione in un ambiente coperto o chiuso, tranne se non specificato diversamente o se destinati o predisposti all’uso in esterno o in ambienti scoperti. Inoltre, al termine dell’utilizzo dovrà custodirli in un luogo chiuso.
13. Notifica di eventuali difetti
Il cliente deve controllare preventivamente i beni oggetto della locazione al momento della presa in consegna. Se essa avviene per il tramite di un terzo o di un trasportatore, è a questi che incombe l’obbligo del controllo. Eventuali difetti vanno segnalati immediatamente o se non immediatamente riconoscibili dovranno essere segnalati per iscritto (a
mezzo lettera o e-mail con conferma di ricezione) immediatamente dopo la scoperta.
In caso contrario, Eventopolis non assume alcuna responsabilità in relazione ai difetti non segnalati correttamente, e il cliente non avrà diritto a prestazioni di riparazione e/o sostituzione del bene difettoso, né a riduzione dell’importo del canone della locazione. Il cliente è consapevole che la proprietà in affitto viene utilizzata in più occasioni e che i normali segni di usura e le modifiche di colore o dimensione non sono considerate difetti che compromettono l’idoneità allo scopo dell’affitto.
14. Riparazione e manutenzione dei beni oggetto della locazione
Se i beni oggetto della locazione diventano difettosi durante il periodo della locazione, il cliente deve avvisare Eventopolis immediatamente per iscritto (lettera) o elettronicamente (via e-mail), con conferma di ricezione. Qualora il cliente non dovesse notificare il difetto ad Eventopolis, è responsabile per il maggior danno derivante al bene divenuto difettoso. Le riparazioni devono essere eseguite esclusivamente da Eventopolis o da una persona nominata da Eventopolis. Eventopolis è libera di decidere a propria discrezione se procedere con la riparazione del bene difettoso, o con la sua sostituzione o, laddove ciò non sia possibile, concedere una riduzione proporzionale del canone della locazione.
15. Proprietà dei beni oggetto della locazione / esclusione del diritto di ritenzione
Eventopolis mantiene la proprietà dei beni oggetto della locazione, inclusi tutti gli accessori e supporti. Al cliente è fatto espresso divieto di sub-locare, vendere o impegnare o consegnare a terzi i beni oggetto della locazione. Il cliente non ha alcun diritto di ritenzione sui beni oggetto della locazione a garanzia di qualsiasi pretesa che ritenesse di vantare nei confronti di Eventopolis.
16. Restituzione dei beni oggetto della locazione
Il cliente deve restituire i beni oggetto della locazione nel luogo e secondo le modalità definite nel «contratto». In caso di ritardo nella riconsegna, a meno che questa non sia stata concordata dalle parti in forma scritta, il cliente dovrà pagare la tariffa di noleggio (cfr. 18.), per ogni giorno, o quota parte, di ritardo. Qualora dalla ritardata riconsegna dovessero derivare ad Eventopolis dei danni o dei maggiori costi legati all’inadempimento o al ritardo nell’adempimento di impegni nei confronti di terzi, il cliente sarà inoltre responsabile di tali danni o di tali maggiori costi.
I beni oggetto della locazione vanno restituiti dal cliente nelle medesime condizioni in cui gli sono stati consegnati, compreso lo stato di pulizia, salvo il normale deterioramento e/o il consumo risultante dall’uso dei medesimi in conformità del contratto. Eventuali spese di pulizia, che esulano dell’ordinario, verranno addebitate al cliente.
Le proprietà in affitto che non vengono restituite o che vengono restituite danneggiate, nonché i costi di acquisto delle sostituzioni, saranno fatturate al cliente per intero. La proprietà in affitto deve essere sempre restituita in condizioni decorose.
17. Responsabilità da parte del cliente
Il cliente è responsabile per qualsiasi danno, perdita o furto dei beni oggetto della locazione, durante l’intero periodo della locazione. In caso di furto o di danneggiamento che può comportare la responsabilità anche penale di un terzo, anche ignoto, il cliente è tenuto a denunciare l’incidente all’autorità competente e a redigere un rapporto sull’evento dannoso. Se il trasporto dei beni oggetto della locazione avviene a cura di un terzo incaricato dal cliente, questi risponde di eventuali danni arrecati durante il trasporto. Il cliente deve informare immediatamente Eventopolis, per iscritto
(lettera) o elettronicamente (via e-mail), con conferma di ricezione, di qualsiasi incidente in relazione alla proprietà in affitto. Il cliente è responsabile, a proprie spese, dell’assicurazione della proprietà in affitto contro tutti i rischi.
18. Costo della locazione
Il costo della locazione viene calcolato in base alla durata prevista nel contratto. Il costo minimo è quello di un giorno di locazione, ritenuto che per locazioni di durata inferiore alle 24 ore, Eventopolis applica la tariffa equivalente ad un giorno di locazione. Per locazioni di durata superiore ad un giorno, il costo della locazione terrà conto della durata del contratto, rispettivamente dell’utilizzo effettivo dei beni concessi in locazione. Le spese per prestazioni di trasporto e di manodopera prestate da Eventopolis, in relazione alla locazione, saranno fatturate al cliente in aggiunta al costo della locazione stessa.
19. Risoluzione del contratto, penali e danni
Eventopolis potrà risolvere il contratto senza che il cliente possa vantare alcuna pretesa di risarcimento, qualora il cliente non abbia versato l’acconto previsto nel contratto.
Se non espressamente e diversamente convenuto nel contratto, il cliente può recedere dal «contratto» con addebito delle seguenti percentuali sull’importo totale concordato (penale di annullamento):
Annullamento fino a 30 giorni prima dell’inizio del noleggio/evento: è dovuto il 40% dell’importo totale
Annullamento fino a 10 giorni prima dell’inizio del noleggio/evento: è dovuto il 60% dell’importo totale
Annullamento fino a 3 giorni prima dell’inizio del noleggio/evento: è dovuto l’80% dell’importo totale
Annullamento oltre 3 giorni prima dell’inizio del noleggio/evento: è dovuto il 100% dell’importo totale
Se Eventopolis ha già effettuato i preparativi e/o sono stati sostenuti altri tipi di costi che superano la tassa di cancellazione, Eventopolis può addebitare al cliente l’effettivo importo di tali spese.
IV. Disposizioni nell'Ambito dell'Organizzazione degli Eventi
20. Disposizioni per l’organizzazione e il coordinamento
Laddove espressamente concordato, le prestazioni a carico di Eventopolis possono includere l’organizzazione, il coordinamento e/o il supporto allo svolgimento degli eventi del cliente (es. organizzazione dell’evento, organizzazione di un incentive aziendale). In tali casi, Eventopolis garantisce l’idoneità allo scopo, nonché la selezione del personale di Eventopolis che coordinerà tali attività.
21. Responsabilità da parte di Eventopolis
Eventopolis è responsabile solo per danni o perdite causati direttamente da Eventopolis, laddove tale danno o perdita sia risultato da grave negligenza o se causato intenzionalmente. Qualsiasi altra responsabilità, in particolare per semplice negligenza, forza maggiore, condizioni climatiche, pandemia e perdita di guadagno, risparmi non realizzati, spese aggiuntive, ecc. è espressamente esclusa. Nella misura consentita dalla legge, nessuna responsabilità è accettata per lesioni personali. Se la proprietà del cliente viene danneggiata durante i lavori di installazione, Eventopolis è responsabile solo per il costo di riparazioni adeguate. Se i lavori di installazione vengono eseguiti da Eventopolis e tali installazioni comportano danni a causa della mancata fornitura da parte del cliente di piani sufficientemente dettagliati (che mostrano ogni sorta di tubazioni, cablaggi, piante e disegni ecc.), i costi delle riparazioni sono di responsabilità del
cliente.
22. Servizi esterni durante l’organizzazione di un evento
La responsabilità del coordinamento dei vari fornitori di servizi o opere spetta al cliente, se non diversamente indicato nel contratto. Nel caso in cui l’esecuzione delle prestazioni di Eventopolis sia ritardata, interrotta o impedita, a causa della ritardata, interrotta o impedita prestazione di servizi od opere da parte di terzi, per i quali Eventopolis non è responsabile, il cliente dovrà compensare completamente Eventopolis per i maggiori costi derivanti. Nel caso di annullamento dell’evento per motivi non imputabili a Eventopolis e riconducibili al cliente e/o al non corretto adempimento o all’inadempimento degli obblighi da parte di un terzo, il cliente dovrà riconoscere a Eventoplois le
indennità previste nel contratto per il caso dell’annullamento.
23. Risoluzione del contratto, penali e danni
Si veda dettaglio nel contratto redatto per l’evento.
24. Date di consegna e installazione durante l’organizzazione di un evento
Sarà facoltà di Eventopolis di estendere unilateralmente in modo appropriato le date di consegna e di installazione previste nel contratto, qualora il cliente cambi le condizioni di lavoro dopo la conclusione dell’accordo o se non adempie al proprio dovere di cooperare, o vi adempie in ritardo o in misura insufficiente. Rimane riservato quanto previsto alla clausola 22 che precede.
25. Notifica di difetti della prestazione
Il cliente deve notificare immediatamente eventuali difetti che sono riscontrabili prima o durante lo svolgimento dell’evento. La notifica può avvenire anche in forma elettronica all’indirizzo della persona di contatto, indicata nel contratto quale responsabile dell’evento. La mancata notifica di tali difetti comporta la piena accettazione del servizio da parte del cliente.
I difetti che non possono essere notificati prima o durante lo svolgimento dell’evento o che emergono solo dopo la conclusione dello stesso, dovranno essere notificati entro 5 giorni dalla conclusione dell’evento. La notifica deve avvenire per scritto all’indirizzo indicato nel contratto.
La mancata notifica entro il termine fissato di tali difetti comporta la piena accettazione del servizio da parte del cliente.
Difetti che pregiudicano la qualità complessiva del servizio fornito da Eventopolis, ma non sono tali da rendere il servizio non accettabile dal cliente, possono dare diritto ad una proporzionale riduzione del costo del servizio medesimo, ad esclusione di qualsiasi altro risarcimento di qualsivoglia altro danno a favore del cliente.
V. Disposizioni Conclusive
26. Dati
Il cliente esprime il proprio consenso esplicito affinché Eventopolis possa elaborare e continuare a utilizzare i dati risultanti dal rapporto contrattuale (ad es. foto, piani, referenze). Inoltre, Eventopolis può utilizzare l’esistenza del rapporto contrattuale e le sue attività specifiche come riferimento, ad esempio in offerte, a fini promozionali o in occasione di eventi. Tutte le altre informazioni (proposte, corrispondenza, offerte elaborate…) sono da considerarsi confidenziali. Qualsiasi copia e divulgazione a terzi di tali informazioni è proibita a meno che non venga concordata per iscritto e firmata da Eventopolis.
27. Clausola liberatoria
Qualora una delle clausole delle presenti Condizioni Generali sia o diventi giuridicamente inefficace, completamente o in parte, o in caso di omissioni, le restanti clausole e le condizioni generali nel loro complesso rimangono valide.
28. Legge applicabile e foro competente
Il rapporto contrattuale tra Eventopolis ed il cliente è soggetto esclusivamente al diritto svizzero, ad esclusione delle norme sui conflitti di legge. Per ogni divergenza scaturente dalla interpretazione e/o esecuzione dei rapporti contrattuali tra le parti sarà sottoposta in via esclusiva al tribunale competente della sede legale di Eventopolis.